各二级学院：
根据《肇庆学院档案管理办法（2024年修订）》（肇学院〔2025〕24号）文件精神，规范档案管理，确保新生档案的完整和安全，学生工作部拟从10月27日开始集中接收2025级本科新生（含专升本学生）档案，现将档案移交工作有关事宜和要求通知如下：
一、新生档案归档对象
2025级普通本科及专升本学生档案
二、新生档案材料范围
1.高中学籍材料：高中毕业生登记表（或其他学籍证明材料，如学籍卡、成长记录册、成长发展报告等）、奖惩材料。
2.高考报名材料：考生报名登记表、考生成绩与志愿表、考生体格检查表。
3.团员材料：一般指入团志愿书，介绍信和团员证不要归档。团材料由学院转交校团委，本次无需装袋移交。
4.专升本学生学籍材料：高中学籍档案、专科阶段学籍档案等。
三、移交时间
新生档案集中移交时间从2025年10月27日至11月30日
四、移交地点
实验大楼229室
五、注意事项
1.核实档案数量。各二级学院需以班级为单位，按学号从小到大的顺序排列整理档案，并清点数量。各班档案用包装绳以十字形捆扎；《学生档案班级名册》（附件1）由班长和辅导员签名后置于档案封面的最上方。对于个别无档案的学生，请在班级名册的“档案份数”栏中注明“无”，并要求学生本人写明缺交原因并签名确认。
2.各二级学院需通知无档案的学生，立即向生源地教育主管部门或高中学校申请获取学生档案或缺失的材料，并于2025年11月30日前确保全部交齐。
3.各二级学院在进行档案移交时，请填写三份《肇庆学院2025年入学学生档案移交情况一览表》（附件2），学生工作部存档一份、档案柜封面目录放一份、二级学院留存一份。纸质版需由副书记或书记签名，并加盖学院公章后，提交至学工部学管科（行政楼112室），电子版请发送至学工部邮箱zqu_xsc@163.com。
附件：1.学生档案班级名册
2.肇庆学院2025年入学学生档案移交情况一览表
学生工作部
2025年10月23日